Как составить график отпусков на 2018 год

График отпусков — бланк и образец заполнения в 2018 году

График отпусков — образец заполнения 2018 года понадобится и начинающим свое дело коммерсантам, и фирмам со стажем. Как его составить и избежать штрафов, расскажем в нашей статье.

Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен

Кто, как и когда оформляет график

«Детские» нюансы графика

«Льготные» регуляторы отпускного расписания

График отпусков и новички

Влияние переноса дней отдыха на график отпусков

Итоги

Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:

Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен

График отпусков — это внутрифирменный документ, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Благодаря графику сохраняется непрерывность производственного процесса на предприятии, а работники реализуют свое право на ежегодный отдых.

График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива, содержится в ст. 123 ТК РФ.

Трудовым законодательством не уточняется, при каком количестве работников коммерсанту обязательно оформлять этот документ. Логично предположить, что индивидуальному предпринимателю, осуществляющему коммерческую деятельность единолично, составлять график отпусков бессмысленно. Ему не с кем спорить по поводу сроков своего отдыха — процесс труда он планирует сам.

Совсем другие последствия возникают при отсутствии этого документа в трудовых коллективах с большей численностью трудящихся. Как показывает статистика, большинство людей желают отдыхать летом и в начале осени.

Этот факт ставит перед руководством фирмы труднореализуемую задачу — учесть интересы коллектива и не причинить ущерб бизнесу.

И неважно, 5 человек трудятся под началом коммерсанта или несколько тысяч, — без графика отпусков не обойтись.

Кроме того, несвоевременное оформление отпускного расписания может повлечь не только отпускную неразбериху, но и материальные потери в виде штрафа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наказание для директора фирмы, проигнорировавшего требование трудового законодательства о составлении графика отпусков, предусмотрено по ст. 5.27 КоАП и может составить от 1 000 до 5 000 руб. Фирма потеряет еще больше — от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение допущено повторно, директора фирмы могут дисквалифицировать на 1–3 года или наказать увеличенным штрафом от 10 000 до 20 000 руб. Юридическому лицу в этой ситуации может быть предъявлено взыскание на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Кто, как и когда оформляет график

График отпусков является одним из кадровых документов, поэтому ответственность за его составление и своевременное утверждение лежит на специалистах кадровой службы и администрации фирмы.

О нелегких трудовых буднях кадровых делопроизводителей расскажет статья «Что относится к обязательной кадровой документации?».

До недавнего времени все компании оформляли отпускное расписание по единой унифицированной форме Т–7, бланк которой можно скачать на нашем сайте.

Скачать форму Т-7

10 колонок формы Т–7 заполнялись следующей информацией:

  • графа 1 — наименование структурного подразделения (канцелярия, отдел главного механика, отдел охраны труда, финансовый отдел и т. д.);
  • графа 2 — должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
  • графы 3 и 4 — фамилия, имя, отчество и табельный номер сотрудника;
  • графы 5–9 — данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха — запланированная и фактическая);
  • графа 8 — основание для изменения запланированных отпускных сроков;
  • графа 9 — дата предполагаемого отпуска;
  • графа 10 — примечание.

Сегодня использовать унифицированную форму графика необязательно, но и запрета на применение привычного формата этого документа законодательство не содержит. Так что у кадровой службы есть выбор: заполнять форму Т-7 или разработать новый документ с аналогичным названием и назначением.

Источник: http://nalog-nalog.ru/otpusk_i_vremya_otdyha/grafik_otpuskov_-_blank_i_obrazec_zapolneniya/

Заполняем образец графика отпусков на 2018 год

График отпусков (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается приказом руководителя на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника.

Работодатель может принимать во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:

  • женщины с двумя и более детьми в возрасте до 12 лет, а также другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей;
  • сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
  • Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14–19 Закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ);
  • Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-1);
  • почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ);
  • пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1).

Что отражать в графике

В документе обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. При этом следует отметить, что количество дней у сотрудников может быть разным, поскольку оно складывается из:

  • основного отпуска, который по ТК РФ составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
  • дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере и др.);
  • дней отдыха, которые не были использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Правила оформления

Начинать процесс составления документа необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения лучше всего закрепить в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:

  • ответственный за составление (чаще всего — руководитель отдела кадров);
  • ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
  • сроки предоставления таких сведений.

Сведения от каждого подразделения могут быть предоставлены в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям, ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу, собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации.

Cкачать форму графика отпусков, форма Т-7

Для составления документа рекомендуем использовать удобную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1. Ниже вы можете скачать бесплатно график отпусков, форма Т-7.

Скачать

Скачать график отпусков на 2018 год, Excel

Если вы предпочитаете Exel, можете использовать эту программу, чтобы составить график отпусков, бланк формы Т-7 в формате Exel представлен ниже.

Скачать

Внесение изменений и отмена

Следует помнить, что составленный график отпусков — это прежде всего план, который может не совпадать с реальным ходом работы в организации.

Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения в график. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ.

При внесении изменений нужно указать дату начала перенесенного отдыха, а также можно указать причину переноса.

Вот как это выглядит в документе.

Изменения вносятся в случае:

  • временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
  • отзыва из него;
  • если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

Отмена графика отпусков после его утверждения уже невозможна, но можно все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформить в виде приложений.

Знакомить ли с данным документом персонал

Так как данный документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, то все работники должны ознакомиться с ним под подпись. В самостоятельно разработанной форме можно предусмотреть графу для ознакомления, а если вы используете форму Т-7, то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.

Срок хранения графика отпусков

П.

693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры от 25.

08.2010 № 558 говорит о том, что такой документ хранится один год. Срок этот отсчитывается с 1 января года, на который он утверждается. То есть график на 2018 год необходимо утвердить в 2017, а хранить до 1 января 2019 года.

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/grafik-otpuskov

График отпусков на 2018 год как составить, заполнить, утвердить

График отпусков на следующий год надо утвердить не позднее 15 декабря. Узнайте, как составить, заполнить и утвердить идеальный график на 2018 год. Необходимые формы и образцы вы найдете в этом материале. Также можно бесплатно скачать график отпусков на 2018 год excel.

По ТК РФ график отпусков необходим для установления очередности предоставления сотрудникам ежегодных оплачиваемых периодов отдыха. График обязателен как для работодателя, так и для всех работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Составлять и утверждать документ обязаны все организации, независимо от численности сотрудников.

ИП могут не составлять график и предоставлять работникам отдых по соглашению (ст. 305 ТК РФ). Однако желательно, чтобы такой документ все-таки был, тогда работники смогут своевременно отдыхать и не будет споров о порядке очередности отдыха. 

График составляют и утверждают один раз в год — не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Составить и утвердить график отпусков на 2018 год надо не позднее 18 декабря 2017 года. В этом году крайний срок — 17 декабря выпадает на воскресенье, поэтому срок переносится (письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-939). Если фактически график составили позже, датировать его все равно желательно не позднее «18.12.2017».

Как составить, заполнить и утвердить график отпусков 2018

Чтобы уложиться в срок и составить график на следующий год вовремя, необходимо подготовиться:

  • Определить количество дней отпуска, на которое работники вправе претендовать в 2018 году, есть ли у них право выбирать время отдыха и прочие условия.
  • Узнать предпочтения работников по периодам отдыха. Для этого необходимо разработать опросный лист или использовать утвержденную в компании форму графика. Ведь документ составляют с учетом пожеланий работников и особенностей рабочего процесса в конкретном отделе/подразделении. Поэтому это стоит сделать каждому структурному подразделению. Не все могут точно сказать, в какие сроки планируют отдыхать в 2018 году, можно указать предполагаемые даты отпусков — с числами, месяцами. Если в итоге работник будет отдыхать в другие дни, достаточно записать эти новые даты в графике рядом с запланированными числами.
  • Скорректировать документ с учетом существующих льгот после того, как сотрудники определятся с датами отдыха.
Читайте также:  Хэллоуин в 2018 году

В график надо включить всех сотрудников, в том числе новичков, которые не отработали шесть месяцев. Уйти в отпуск вновь принятые сотрудники могут и раньше, но только по согласованию с руководителем (ст. 122 ТК РФ).

При составлении графика следует помнить, что некоторые работники вправе уйти в отпуск в удобное для них время, например беременные, родители детей-инвалидов, совместители, несовершеннолетние сотрудники.

В графике надо указать данные о должности и структурном подразделении. Это позволит контролировать, чтобы специалисты одного конкретного отдела уходили отдыхать в разное время. Надо заполнить запланированные дни отдыха и оставить графы для отметок о фактически отгулянном отпуске. Заполнить график можно по алфавиту или по очередности времени отдыха, например разбив по месяцам.

При необходимости в форме можно оставить поле «Примечание» и там записывать все особенности отдыха конкретных работников. Например, сведения о всех неиспользованных сотрудником днях за 2017 год. Ведь если сотрудник не использовал старый отпуск, то он может его перенести, но должен отгулять в течение 12 месяцев (ст. 124 ТК РФ). Но это требование не обязательно.

Работодатель вправе сам решить, отражать в графике все дни отпуска, которые накопились у работника, или только 28 календарных дней. В 2018 году сотрудник в первую очередь должен использовать дни за текущий год (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). Для неиспользованных отпусков прошлого периода очередность может быть любой.

Как правило, сотрудники редко берут сразу 28 календарных дней. Поэтому в график стоит добавить несколько граф для каждого работника, чтобы можно было поделить время отдыха на части. При этом одна из частей должна быть не меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ), а остальные иметь любую продолжительность.

Готовый график подписывает руководитель кадровой службы и структурного подразделения, где трудится работник, а утверждает документ руководитель организации. Если сотрудники состоят в профсоюзе, то необходимо согласовать документ с организацией (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Утверждают график отдельным приказом. Унифицированной формы  нет, поэтому можно составить его в произвольном виде (на нашем сайте есть готовый образец приказа об утверждении графика отпусков). 

Ознакомить с графиком надо всех сотрудников под роспись (ст. 22 ТК РФ). Для этого в документе надо оставить специальную графу, где сотрудники своей подписью подтвердят, что ознакомились с графиком и согласны с ним (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Отдельно согласие тогда можно не оформлять.

График отпусков на 2018 год excel скачать бесплатно

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/52012-grafik-otpuskov-na-2018-god-skachat-besplatno-excel-qqq-17-m08

График отпусков на 2018 год: как составить, заполнить и утвердить

График отпусков на 2018 год необходимо подготовить до 15 декабря 2017 года. Как составить, заполнить и утвердить график — посмотрите в нашей инструкции. А наглядный образец поможет быстро подготовить документ.

Важно! График отпусков – это не формальная бумажка, а документ. И указанные в нем сроки отпусков должны безукоризненно соблюдаться.

Расписание ухода в отпуск на весь год нужно не только сотрудникам. Оно нужно в первую очередь самой компании, так как позволяет регулировать загруженность рабочих мест особенно в горячие летние периоды. Кроме этого, график помогает избежать споров между сотрудниками и руководством об очередности предоставления отпуска.

Кто составляет график отпусков 2018 

График отпусков на 2018 год составляют все предприятия. Если к вам придет комиссия из Трудовой инспекции и не обнаружит графика, вас ждут крупные штрафы (30 000 —  50 000 рублей).

Единственное исключение сделано для микроорганизаций, в которых или совсем нет сотрудников, или с ними подписаны типовые договора. Такие предприятия график делают по желанию, а работников в отпуск отправляют по договоренности с ними.

Образец графика отпусков на 2018 год 

В какой срок должен быть утвержден график отпусков на 2018 год

График отпусков 2018 должен быть утвержден в этом году. Причем сделать это надо не позднее, чем за две недели до наступления нового года. Таким образом, крайним сроком составления и утверждения графика будет 15 декабря 2017 года.

Отметим, что обычно крайняя дата оформления расписания приходится на 17 декабря предшествующего года, но в этот раз она выпала на воскресение, и срок перенесли.

Как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2018 год

Основные правила составления графика отпусков, в общем-то, простые. Разберем их по частям.

Главные требования 

График отпусков на 2018 года составляют все предприятия: как коммерческие, так и бюджетные. Исключение — микропредприятия, которые в состоянии подтвердить свой статус.

Как составить график отпусков 2018 

Существует два способа составления графика отпусков:

Использовать готовый бланк проще, так как там есть все необходимые  строки.

Скачать бланк формы Т-7 для 2018 года>>> 

Если решили не использовать типовую форму, посмотрите, как составить свой бланк. О0а должна включить следующие графы:

Если вы заполняете форму, то на момент утверждения графика в нем должны быть заполнены графы 1 – 6 (смотрите образец).

Внимание! Сотрудник имеет право по своему желанию разбить свой отпуск. При этом первая его часть не может быть менее 14 дней.

Как заполнить график отпусков на 2018 год 

Здесь мы привели пример заполнения некоторых строк формы Т-7.

Столбец формыЧто указываем
№ 4 (табельный номер) Если вы их не присваиваете, столбец можно пропустить
№5 (количество дней отпуска) Обязательно отделяйте основной отпуск от дополнительных дней, например в формате 28 + 5
№6 (запланированная дата отпуска) Если вы не уверены, что сможете отпустить в указанный срок работника или у вас есть трудящиеся, имеющие право брать отпуск в любое удобное для них время, пишите приблизительную дату. Форма позволяет вносить в график изменения (об этом чуть ниже)

Столбцы 7-10 заполняются в ручную по мере ухода работников в отпуск (смотрите ниже)

Как утвердить график отпусков на 2018 год 

После заполнения формы, документ подписывает кадровик (бухгалтер) и руководитель. Как только график утвердит руководство, передайте его для ознакомления всем сотрудникам фирмы под роспись.

На больших предприятиях директор может издать специальный приказ, чтобы утвердить график отпусков.

Как внести изменения в график отпусков 2018

Очень часто в компании или у самих сотрудников случаются внештатные ситуации (например, болезнь, внеплановая выездная проверка, пришел новый работник и т.д.), когда требуется перенести отпуск на другой срок и внести изменения в график отпусков. Это не запрещено, но должно быть оформлено документально.

Для внесения изменений в форме Т-7 предусмотрены столбцы 7,8,9 и 10. Данные в них вносите вручную.

Источник: https://www.rnk.ru/article/215708-grafik-otpuskov-2018

График отпусков образец заполнения 2018 скачать в excel

График отпусков является обязательным документом для любого работодателя. Посмотрите, по какой форме необходимо составить график отпусков на 2018 год, как его заполнить, как утвердить график, кто должен быть с ним ознакомлен. А также, чьи пожелания необходимо учитывать при составлении графика отпусков. Скачайте образец графика отпусков на 2018 год в excel.

Скачать график отпусков на 2018 год excel: скачать бесплатно >>> 

Скачать образец графика отпусков на 2018 год  >>> 

Кто обязан составить график отпусков

График отпусков — это документ, в котором установлена очередность отдыха работников компании (ст. 123 ТК РФ). Каждый работодатель обязан составить график отпусков на предстоящий год.

Для компании он гарантирует непрерывность производственного процесса, а для работников гарантирует реализацию права на ежегодный отдых. Поэтому грамотно составленный график позволяет избежать конфликтов между работником и работодателем.

Форма графика отпусков на 2018 год

У компании есть 2 варианта по какой форме может быть составлен график отпусков на 2018 год:

Выше по ссылке вы можете скачать бесплатно график отпусков на 2018 год в формате excel. Ниже мы расскажем как составить и утвердить график отпусков по форме Т-7.

Форма (Т-7) содержит 10 граф, содержащих следующую информацию:

Срок составления графика отпусков на 2018 год

Вне зависимости от выбранного варианта формы графика отпусков на 2018 год, важно соблюсти сроки его утверждения, сделать это нужно не позднее чем за 2 недели до начала 2018 года.

Важно! График отпусков на 2018 года должен быть утвержден не позднее 15 декабря 2017 года. Связано это с тем, что 17 декабря (ровно за 2 недели до 2018 года) является воскресеньем и если график будет утвержден 18 декабря, то это будет нарушение сроков, что может повлечь штраф со стороны трудовой инспекции.

Этапы составления и утверждения графика отпусков на 2018 год

Для того чтобы составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2018 год необходимо пройти следующие этапы:

Рассмотрим более подробно каждый этап.

Сбор пожеланий сотрудников

В большинстве случаев по законодательству  этот этап не является обязательным. Иными словами, работодатель вправе составить его самостоятельно, не учитывая мнение сотрудников. Однако большинство компаний все-таки спрашивают пожелания сотрудников относительно предполагаемых дат отпуска и составляют график отпусков в соответствии с этими пожеланиями.

Кроме того, для избежания простоев в производственном процессе компания может локальным актом предусмотреть «закрытые» периоды для отпуска или установить максимальное количество работников, одновременно находящихся в отпуске. Например, в локальном акте может быть указано, что главный бухгалтер и его заместитель не могут одновременно находится в отпуске.

Однако, есть ряд работников, на которых такие закрытые периоды по закону не могут распространяться и их в отпуск должны отпустить в любое удобное для них время. Это в частности:

Важно! Работодатель обязан учитывать пожелания по датам отпуска отдельных категорий работников, но не обязан это делать в отношении всех работников компании.   

Составить график отпусков на 2018 год

После сбора и учета обязательных пожеланий сотрудников необходимо составить сам графика отпусков на 2018 год. На 2018 год составьте его в отношении всех сотрудников компании, имеющих право на очередной (дополнительный) оплачиваемый отпуск в 2018 году.

Это означает, что в него не включаются, например, следующие сотрудники:

Читайте также:  День медсестры в 2018 году

Итак, сотрудник отдела кадров в «шапке» бланка отпусков указывает полное наименование компании, без сокращений, ячейки «по ОКУД» и «по ОКПО», указывает на какой год составляется график. Остальные данные в «шапке» будут заполнены в следующих этапах.

Далее сотрудник отдела кадров заполняет графы 1-6 на каждого сотрудника, имеющего право на очередной (в том числе дополнительный) отпуск в 2018 году.

Посмотрите пример заполнения граф 1-6 графика отпусков.

Согласование с профсоюзом

Следующим этапом будет согласование с профсоюзом, составленного графика (при его наличии). Информацию о том, что график отпусков согласован с профсоюзом отражается в «шапке» графика отпусков – указывается дата и номер документа, которым профсоюз согласовал график.

Посмотрите ниже как это будет выглядеть в графике отпусков 2018 года.

Если профсоюза в компании нет, тогда этот этап пропускается.

Подписание у руководителя кадровой службы

После согласования с профсоюзом (форму Т-7) на 2018 год необходимо согласовать с руководителем кадровой службы. На данном этапе необходимо присвоить номер и дату документу.

И далее руководитель кадровой службы должен завизировать документ на последней странице.

Посмотрите образец как это будет выглядеть ниже.

Утверждение руководителем компании

Следующий этап – утверждение графика отпусков на 2018 год руководителем компании. Для этого необходимо заполнить последние оставшиеся пустыми строки в «шапке» документа.

Руководитель указывает – свою должность (директор), ставит подпись, расшифровку подписи и дату, когда им утвержден график.

         Пример заполнения вы можете посмотреть ниже.

Важно! Для утверждения графика отпусков можно не делать отдельного приказа руководителя, поскольку в «шапке» графика отпусков имеются сведения о его утверждении. Но изданный дополнительный приказ не будет нарушать закон.

Ознакомление сотрудников с графиком отпусков

Данный этап не является обязательным с точки зрения законодательства. Однако на практике работодатель предпочитает ознакомить своих работников с датами отпусков, чтобы избежать трудовых конфликтов.

Унифицированная форма графика отпусков т-7 не имеет граф для подписи сотрудников. В связи с этим существует 2 варианта действий работодателя по ознакомлению сотрудников с графиком отпусков:

Ниже мы привели образцы обоих вариантов. Выберете наиболее удобный для себя.

Что делать с новичками

График отпусков на 2018 год должен быть составлен, заполнен и утвержден в декабре 2017 года (о сроках мы писали выше). Однако, в 2018 году в компании могут появится новые сотрудники, которые по истечение полугода будут иметь право на отпуск и которых, естественно, нет в графике отпусков.

В данной ситуации у кадровой службы есть 2 варианта действий:

Что будет если не составить график отпусков

За несоставление или несвоевременное составление графика отпусков на очередной календарный год предусмотрены следующие штрафы (ст. 5.27 КоАП):

Если нарушение будет совершено повторно, то наступает следующая ответственность:

Источник: https://www.zarplata-online.ru/art/160808-grafik-otpuskov-obrazets-zapolneniya-2018

Как составить и утвердить график отпусков на 2018 год

Как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2018 год? Какова ответственность за отсутствие этого документа?

График отпусков (ГО) – это кадровый документ, поэтому именно на кадровой службе и на руководстве организации лежит ответственность за его составление и своевременное утверждение.

ГО обязателен как для работодателя, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Сначала работодатель запрашивает у работников информацию о планируемых датах отпусков, затем на основании полученных сведений составляется график, который подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике.

Если на предприятии есть первичная профсоюзная организация, то график необходимо согласовать с ней (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).

ГО составляется либо по унифицированной форме № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), либо по форме, разработанной организацией самостоятельно. На момент утверждения в ГО должны быть заполнены графы с 1-й по 6-ю.

Новый ГО организации утверждают ежегодно, и он должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), то есть не позднее 17 декабря. В этом году 17 декабря – это выходной день, поэтому лучше всего утвердить ГО 15 декабря 2017-го.

Приказ об утверждении ГО необязателен, достаточно подписи руководителя в поле «Утверждаю» формы № Т-7.

Работников необходимо ознакомить с утвержденным ГО под подпись (можно дополнить график еще одной графой или к нему приложить ведомость, где работник проставит дату ознакомления и свою подпись).

ГО может быть истребован при проверке соблюдения трудового законодательства, проводимой ГИТ. За несоставление ГО в отношении работодателя предусмотрена административная ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  •  для должностных лиц — штраф в размере от 1  до 5 тыс. рублей.;
  •  для организаций — штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей. Вместо штрафа в отношении организации может быть применена мера административного наказания в виде приостановления ее деятельности на срок до 90 суток;
  •  для ИП — штраф в размере от 1 до 5 тыс. рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Если ГО не будет составлен не менее чем за 2 недели до наступления календарного года или будет составлен с нарушением действующих правил по коллективному договору, это также является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 или по ст. 5.31 КоАП РФ.

При составлении ГО следует иметь в виду, что право на отдых в удобное для них время имеют категории работников:

  •  супруги во время отпуска их жен по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  •  родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка до 18 лет в другую местность к месту его поступления в вуз или колледж (ч. 5 ст. 322 ТК РФ);
  •  один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).

Необходимо упомянуть следующие категории работников, которые имеют право на любой избранный ими период отдыха:

  •  почетные доноры (Закон РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);

Источник: http://www.v2b.ru/quest/kak-sostavit-i-utverdit-grafik-otpuskov-na-2018-god/

Составление графика отпусков на 2018 год – порядок по ТК РФ

График отпусков является важным элементом документооборота хозяйствующего субъекта. Составлять его необходимо до начала нового отчетного года, что позволит наперед распланировать деятельность трудового коллектива, а также исключить возможность одновременного ухода в отпуск подчиненных и, следовательно, остановку рабочего процесса.

График отпусков считается составным элементом внутреннего документооборота компании. С его помощью внутри организации поддерживается перманентность трудовой деятельности. То есть, производственный процесс не прерывается массовым отсутствием сотрудников. Для отдыха им ежегодно поочередно отводится определенный период.

Качество такого графика определяет слаженность работы не только внутри рабочего коллектива, но и непосредственно руководящего аппарата.

Исходя из ст. 123 ТК РФ, график отпусков является обязательным документом. Однако не уточняется, для предприятия какой формы собственности он необходим.

На практике, не составляют его только ИП, осуществляющие предпринимательскую деятельность в единственном лице. Предполагается, что пока ИП трудится один, он сам планирует свой график.

При этом возможность возникновения конфликтных ситуаций объективно исключается.

В иных случаях, к примеру, для предприятий, на которых трудится большое количество работников, график необходим.

Помимо вреда стабильному и непрерывному осуществлению деятельности, отсутствие графика также влечет за собой привлечение фирмы к ответственности.

Составление и оформление графика должно начинаться с изучения специальной инструкции о кадровой политике организации. В случае ее отсутствия альтернативой является публикация соответствующего приказа администрации. В нем должны быть отражены следующие пункты:

  1. Сведения об ответственном подчиненном за составление графика: его ФИО и должность. Зачастую, им выступает сотрудник кадровой службы или управляющего аппарата.
  2. Срок, отведенный на процедуру согласования периодичности отпусков с работниками организации.
  3. Дата, на момент наступления которой руководитель отдела или подразделения должен свести в единую таблицу пожеланий сотрудников относительно отпусков и рассчитать периодичность производственного процесса своего подразделения.
  4. Дата, когда график должен быть предварительно готов и предоставлен управленцу для рассмотрения и утверждения.

Приказ, как внутренний документ организации, регистрируется в стандартном порядке.

Общие правила составления графика отпусков

Для решения задачи по составлению документа и экономии времени работниками кадровой инстанции используется регламентированная форма графика отпусков Т-7.

Изначально ответственным за формирование сотрудником проводится анализ пожеланий работников компании, в ходе которого сопоставляются желаемые даты и возможность назначить на них отпуск. При этом сразу учитывается количество льготных подчиненных, чье право получить отпуск в желаемый период первично.

После подобного распределения предварительный проект графика передается начальникам отделов. Те, в свою очередь, должны согласовать периоды отпусков с каждым подчиненным лично. Также рассматривается возможность разделить отдых на части. Если сотрудник желает воспользоваться ним, каждый период также подлежит отдельному внесению в документ.

Затем сотрудником кадровой службы принимается рассмотренная в подразделениях скорректированная информация об отпусках и составляется повторный, исправленный, график, который и будет подан на согласование управляющему аппарату.

В график должны быть включены все виды отпусков, то есть основной, дополнительный, а также отражены те периоды, которые не были использованы работниками в предыдущем году. Законодательно установлено, что базовый период ежегодного отдыха — 28 календарных дней. Существуют также льготные категории работников, отпуск которых может продлеваться.

Документ должен быть полностью готов за две недели до окончания отчетного года, то есть, на практике, 17 декабря.

Если 17 декабря выпадает на выходной, график должен быть готов в последний рабочий день до наступления обозначенной даты (15 или 16 числа соответственно).

К льготным сотрудникам организации относятся:

  • несовершеннолетние подчиненные (лица до 18 лет);
  • инвалиды;
  • субъекты, занимающиеся педагогической деятельностью;
  • работники государственных структур;
  • совместители;
  • супруги военнослужащих;
  • мужья тех женщин, которые находятся в декрете или в отпуске по уходу за малолетним ребенком.

Основываясь на ст. 267 ТК РФ, несовершеннолетние сотрудники компании могут брать ежегодный отпуск сроком в 31 календарный день.

Исходя из ст. 23 ФЗ №181 «О социальной защите инвалидов в РФ», люди с особыми потребностями ежегодно должны отдыхать более 30 дней. При этом, максимальное ограничение отпуска в статье не указано.

В соответствии со ст. 334 ТК РФ, а также ПП №724 от 01.10.2002г., периодичность планового отпуска работников, занятых в педагогической деятельности, колеблется между 42 и 56 календарными днями. Конкретное число дней отдыха зависит от должности, а также вида организации, в которой занят гражданин (дошкольное учреждение, школа и т.п.).

Читайте также:  Сочельник в 2018 году

Источник: http://delatdelo.com/bez-rubriki/sostavlenie-grafika-otpuskov.html

Как составить график отпусков на 2018 год

7 ноября 2017

Автор: Елена Александровна Юрова, консультант по трудовым вопросам

Базовая ошибка многих специалистов кадровых подразделений состоит в том, что, приступая к составлению графика отпусков, не формализуются в нормативных локальных актах работодателя совокупные требования к данному документу, к которым следует отнести изменения законодательства, регламентирующего не только саму технологию составления графика отпусков, но и особенности предоставления отпусков соответствующим категориям граждан.

Следующей ошибкой при составлении графика отпусков является не выявление работодателем категорий граждан, имеющих право выбора времени отпуска, имеющих право на дополнительные отпуска, имеющих право на предоставление неоплачиваемого отпуска, к которым может относиться практически весь персонал организации. Например:

инвалидам предоставляется отпуск длительностью не менее 30 календарных дней (ч. 5 ст. 23 Закона N 181-ФЗ), отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 60 календарных дней в году(ч. 2 ст. 128 ТК РФ);

участникам боевых действий предоставляется отпуск без сохранения заработной платы — до 35 календарных дней в году (ч. 2 ст. 128 ТК РФ);

работающим пенсионерам по старости (по возрасту) предоставляется отпуск без сохранения заработной платы — до 14 календарных дней в году (ч. 2 ст. 128 ТК РФ);

родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), предоставляется отпуск без сохранения заработной платы- до 14 календарных дней в году (ч. 2 ст. 128 ТК РФ);

работающим инвалидам предоставляется отпуск без сохранения заработной платы- до 60 календарных дней в году(ч. 2 ст. 128 ТК РФ);

гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск 14 календарных дней (п. 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ);

гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС

Источник: https://www.ascon-spb.ru/novosti_i_stati/stati/kak_sostavit_grafik_otpuskov_na_2018_god/

График отпусков на 2018 год как составить заполнить и утвердить

Когда с человеком заключается трудовой контракт, работодатель через определенное время в соответствии с законодательством должен предоставить ему оплачиваемый отпускной период.

Если трудящийся в компании человек работает достаточно длительное время, ему отпуск предоставляется согласно такого нормативного акта, как график отпусков по форме Т-7, какой разрабатывается и утверждается компанией на год.

График отпусков – обязательный ли документ

Ежегодный оплачиваемый отпуск у работающего человека появляется за каждый год его трудовой деятельности у работодателя.

Действующие положения нормативных актов предусматривают обязанность работодателя составлять, а также вводить график отпусков в действие с целью регулирования порядка предоставления периодов отдыха сотрудникам.

Поэтому для всех хозяйствующих субъектов компаний и предпринимателей, заключающих с персоналом трудовые соглашения, является необходимостью разработка такого акта.

Кроме этого, для утверждения его существуют строго установленные сроки – субъект должен утвердить график отпусков на следующий год не позднее двух недель до начала следующего года по календарю.

Важно! Если нарушить данный срок или проигнорировать вообще составление графика отпусков, то предприятие или ИП могут привлекать к ответственности, которая устанавливается КоАП.

Если же предприниматель не состоит на учете в качестве работодателя, составлять и разрабатывать график отпусков на год ему не надо. Данное правило распространяется и на физлиц, которые заключают с другими людьми трудовые соглашения. Время отпуска они могут фиксировать в самих договорах с наемниками.

Когда составляется и на какой период

Хозяйствующий субъект часто приступает к подготовке графика отпусков заранее. Обычно специалисты-кадровики этим начинают заниматься осенью, так как данная процедура требует время на согласование периодов отпусков по каждому человеку. Ведь нужно учесть интересы каждого работника, а также при необходимости предоставить ему льготу при выборе периода отдыха.

Сначала разрабатывается его проект, который передается в подразделения для корректировок и установлении точных дат.

Однако, законодательством установлены строго окончательный срок ввода в действие графика отпусков. Его следует утвердить руководителю за четырнадцать дней до начала следующего года. А это означает, что завершающим днем, в который может вводиться документ в действие является 17 декабря.

График отпусков, вводимый в организации, рассчитан на целый календарный год. В нем необходимо показывать как основной, так и дополнительный отпуск.

Внимание! Исходя из этого данный локальный акт необходимо составлять каждый год. Такое требование исходит из того, что право отдыхать у человека, трудящегося по договору, возникает ежегодно.

Также это позволяет проверять, использует ли работник его или нет. Для компании это важно, так как она может быть наказана, если ее сотрудники не ходят в отпуск.

Скачать бланк и образец заполнения графика на 2018 год

Скачать бланк графика отпусков составленный по унифицированной форме Т-7, Word.

Скачать бланк формы Т-7 бесплатно в формате Excel.

Скачать пример заполнения графика отпусков в формате Pdf.

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7

Рассмотрим на примере, как составить график отпусков.

Внесение данных в этот бланк начинается с указания полного наименования компании или личных данных предпринимателя (Ф.И.О.). В табличной части справа для организации нужно также проставить соответсвующий ей код ОКПО.

В левой стороне присутствуют графы, где необходимо отразить выраженное мнение профсоюзного органа. Если он не сформирован, то эти строки нужно оставить пустыми.

Следующим шагом указывается номер графика и дата, когда производилось его составление. Также неподалеку есть поле, в котором необходимо указать год, по какому в документе содержатся сведения.

Документ вводится в действие руководителем компании либо непосредственно предпринимателем. Для этого в правой части ответственное лицо ставит свою подпись, должность, личные сведения. Здесь же необходимо записать дату, в которую произведено утверждение графика.

Документ предоставлен в виде большой таблицы, куда необходимо записывать построчно информацию о планируемых отпусках. Оформляется она так, чтобы сначала в нее заносится обозначение подразделения, после чего указываются сотрудники, какие там исполняют трудовые обязанности.

В столбце 1 проставляются название отдела или подразделения. В столбец 2 вносится обозначение должности именно так, как ее название внесено в штатное расписание.

В столбцах 3 и 4 отражаются личные данные работника (Ф.И.О.) и установленный ему номер по табелю.

Столбец 5 показывает полное число дней, какие сотрудник может оформить в виде отпуска.

Столбец 6 отражает планируемую дату ухода в отпуск. А вот в столбец 7 записывается дата, с какой отпуск действительно начался.

Внимание! Если была произведена процедура переноса отпуска с указанного в графика дня на другой, то в столбце 8 проставляются данные приказа, какой закрепил это действие. В столбце 9 дополнительно необходимо отразить новую дату, на какую был передвинут отпуск.

Столбец 10 предназначается для того, чтобы указывать различную вспомогательную информацию, связанную с предоставлением работнику отдыха — о том, что был выполнен перенос, об отзыве из отпуска и т. д.

Необходимо, чтобы полностью составленный документ был завизирован руководителем кадровой службы.

Как утвердить

Процесс утверждения графика происходит в следующем виде:

  • Когда в организации организован профсоюз, то проект графика нужно обязательно согласовывать с ним. Для этого копия документа пересылается в этот орган с сопровождающим письмом.
  • Профсоюзный орган должен в срок пять дней рассмотреть переданный ему документ, и составить свое отношение к нему в письменной форме.
  • Высказанное мнение может быть не только положительным, но также и отрицательным. В последней ситуации администрация должна провести переговоры с представителем профсоюза для решения возникших вопросов.
  • Выполнить утверждение графика строго необходимо не позже 2 недель до окончания текущего года (до 17 декабря);
  • Руководитель принимает график одним из способов: проставляет надпись, что документ утвержден, на отведенном месте бланка графика, либо создается приказ об утверждении графика отпусков. Последний способ для организаций наиболее удобен, потому что в этом документе можно указать источник денежных средств на отплату отпусков, назначить лицо, которое будет информировать работников о приближающемся отпуске и т. д. Приказ нужно выпустить также не позднее 2 недель до окончания текущего года.

В каком случае вносятся изменения

Имеющееся трудовое законодательство не содержит в себе запрета на произведение изменений в действующем графике отпусков.

Даже наоборот, это действие необходимо для поддержания документа в актуальном виде, особенно если в компанию оформляются новые сотрудники, либо у уже оформленных сотрудников появляется необходимость в переносе времени отдыха на новый период.

Также кодекс содержит причины, при возникновении которых администрация фирмы обязана сместить отпуск на другое, удобное для сотрудника время:

  • Если при нахождении на отдыхе работник заболел и открыл больничный;
  • Если работнику пришлось исполнять гражданские права, а закон на это время устанавливает освобождение от работы.

Еще одним случаем, когда администрация обязана переставить отпуск на иной период, является отсутствие предупреждения сотрудника о приближающемся времени отдыха не меньше чем за 2 недели. Работник в этом случае должен составить заявление, и в нем указать новый, удобный для него, период отбытия на отдых.

Внимание! Администрация компании наделена правом отменить отпуск должностного лица в ситуации, когда его отсутствие вызовет серьезное нарушение рабочих процессов организации. Но чтобы это сделать, необходимо получить у сотрудника безоговорочное согласие на перенос периода отдыха.

У кадровика могут возникать две причины, при возникновении которых ему придется внести изменения в график. В каждом из них свой порядок действий.

Если работник выразил желание изменить время ухода в отпуск:

  • Работник передает руководству свое заявление, в котором излагает просьбу и указывает новую дату отпуска;
  • Директор должен рассмотреть документ, и либо разрешить перенос, либо отказать работнику в этом;
  • Если перенос отпуска разрешили, то заявление с визой руководителя передается кадровику, который оформляет приказ о внесении изменений в график отпусков;
  • На основании приказа вносятся изменения в график, в поле «Примечание» указываются его реквизиты.

Когда перенос отпуска производится из-за возникшей необходимости в обеспечении производственного процесса, порядок меняется:

  • Администрация договаривается с работником о переносе периода отдыха;
  • Если работник согласен на перенос, он оформляет согласие либо подписывает готовый бланк;
  • Оформленное согласие поступает в кадровый отдел, который оформляет приказ на внесение изменений;
  • В график вносятся изменения, в графе «Примечание» проставляются реквизиты согласия.

Источник: https://biznessproffi.ru/doc/grafik-otpuskov-na-2018-god-kak-sostavit-zapolnit-i-utverdit.html

__________________________________________
Ссылка на основную публикацию